Fahrer und Dispatcher

Ihr Konto hat Ihr Arbeitgeber eingerichtet, der Lieferpartner (DSP), für den Sie arbeiten. Er ist für Ihre Daten Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. CoDriver verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter in seinem Auftrag und löscht sie auf seine Weisung.

1. Antrag stellen: in der App oder per E-Mail an uns. Anträge, die bei uns eingehen, leiten wir unverzüglich an Ihren Arbeitgeber weiter. Sie können sich auch direkt an ihn wenden.
2. Prüfung: Ihr Arbeitgeber prüft den Antrag. Manche Daten muss er gesetzlich aufbewahren, zum Beispiel Arbeitszeitnachweise und lohnrelevante Unterlagen. Solche Daten können erst nach Ablauf der gesetzlichen Frist gelöscht werden.
3. Entscheidung: Ihr Arbeitgeber entscheidet über den Antrag und informiert Sie über das Ergebnis. CoDriver setzt die Löschung nach seiner Weisung um.

Frist: Ein Löschantrag ist innerhalb eines Monats nach Eingang zu bearbeiten (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Nur bei besonders aufwendigen Anträgen kann sich die Frist um bis zu zwei weitere Monate verlängern; darüber werden Sie innerhalb des ersten Monats informiert.

DSP-Admins (Firmenkonto)

Ihr Admin-Konto gehört zum Mandanten Ihres Unternehmens, also zu allen Daten Ihrer Fahrer, Dispatcher, Stationen und Fahrzeuge. Den Mandanten löschen wir nach Vertragsende gemäß dem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV):

1. Kündigen: Kündigen Sie Ihr Abonnement in Textform; eine E-Mail an info@kw-agentur.de genügt. Die Kündigungsfristen stehen in § 11 der AGB.
2. Exportieren: Nach Vertragsende können Sie Ihre Daten noch 30 Tage lang exportieren.
3. Löschen: Danach löschen wir alle Daten Ihres Mandanten, sofern keine gesetzliche Pflicht zur Speicherung besteht. Datensicherungen werden rollierend nach 30 Tagen überschrieben. Auf Verlangen bestätigen wir die Löschung in Textform.

• Endet die Testphase ohne Abonnement, werden die Daten nach weiteren 30 Tagen gelöscht (§ 3 AGB).
• Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir aufgrund gesetzlicher Pflichten bis zu zehn Jahre auf (§ 147 AO, § 257 HGB).
• Einzelne Fahrer und Fahrzeuge können Sie jederzeit selbst in der Plattform löschen. Löschanträge Ihrer Beschäftigten, die uns erreichen, leiten wir an Sie weiter.

Was gelöscht wird und welche Fristen gelten

Gelöscht werden das Konto (Login) und die zugehörigen Daten in CoDriver. Daten, die gesetzlich aufbewahrt werden müssen, bleiben bis zum Ende der jeweiligen Frist gespeichert. Für Daten in der Plattform gelten diese Fristen aus unserer Datenschutzerklärung:

Gelöschte Fahrer

zunächst als gelöscht markiert, endgültige Entfernung einschließlich Dokumenten und Login nach 180 Tagen, sofern der DSP keine andere Frist festlegt

Fahr-Ereignisse der Telematik

Löschung nach 12 Monaten

Gelöschte Fahrzeuge

endgültige Entfernung nach 7 Tagen

Datensicherungen

rollierend 30 Tage; bis dahin können gelöschte Daten noch in Sicherungen enthalten sein

Firmenkonto nach Vertragsende

30 Tage Datenexport, danach Löschung gemäß AVV

Rechnungen und Buchungsbelege

bis zu zehn Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB)

Daten auf Ihrem Gerät: Melden Sie sich in der App ab und löschen Sie die App. Damit entfernen Sie die gespeicherte Anmeldung und Ihre Einstellungen vom Gerät.

Fragen

Bei Fragen zur Löschung erreichen Sie uns über die Support-Seite oder per E-Mail an info@kw-agentur.de. Wie wir Daten verarbeiten, beschreibt die Datenschutzerklärung.

CoDriver ist ein Angebot von Kreativwerk Albert Dobra, Industriestr. 12a, 91325 Adelsdorf, Deutschland.

Drivers and Dispatchers

Your account was set up by your employer, the Delivery Service Partner (DSP) you work for. Your employer is the controller of your data under the GDPR. CoDriver processes the data on your employer’s behalf as a processor and deletes it on their instructions.

1. Request: in the app or by email to us. We forward requests we receive to your employer without delay. You can also contact your employer directly.
2. Review: your employer reviews the request. Some records must be kept by law, for example working-time records and payroll documents. Such data can only be deleted once the statutory retention period has ended.
3. Decision: your employer decides on the request and informs you of the outcome. CoDriver carries out the deletion on your employer’s instructions.

Deadline: a deletion request must be handled within one month of receipt (Art. 12(3) GDPR). Only for particularly complex requests can this be extended by up to two further months; you will be informed of this within the first month.

DSP Admins (Company Account)

Your admin account belongs to your company’s workspace, which holds all data on your drivers, dispatchers, stations and vehicles. We delete the workspace after the contract ends, in line with the data processing agreement (AVV, in German):

1. Cancel: cancel your subscription in text form; an email to info@kw-agentur.de is sufficient. Notice periods are set out in § 11 of the terms (AGB).
2. Export: after the contract ends, you can export your data for another 30 days.
3. Deletion: we then delete all data in your workspace unless we are legally required to keep it. Backups are overwritten on a rolling 30-day basis. On request, we confirm the deletion in text form.

• If the trial ends without a subscription, the data is deleted after a further 30 days (§ 3 AGB).
• We keep invoices and accounting records for up to ten years as required by law (§ 147 AO, § 257 HGB).
• You can delete individual drivers and vehicles yourself in the platform at any time. Deletion requests from your staff that reach us are forwarded to you.

What Is Deleted and When

Deletion covers the account (login) and the data linked to it in CoDriver. Data that must be kept by law remains stored until the respective retention period ends. The following periods from our privacy policy apply to data in the platform:

Deleted drivers

first marked as deleted; permanently removed after 180 days, including documents and login, unless the DSP sets a different period

Telematics driving events

deleted after 12 months

Deleted vehicles

permanently removed after 7 days

Backups

rolling 30 days; until then, deleted data may still be contained in backups

Company account after the contract ends

30 days to export data, then deletion under the AVV

Invoices and accounting records

up to ten years (§ 147 AO, § 257 HGB)

Data on your device: sign out of the app and uninstall it. This removes the stored sign-in and your settings from the device.

Questions

For questions about deletion, please use our support page or email info@kw-agentur.de. How we process data is described in our privacy policy (in German).

CoDriver is provided by Kreativwerk Albert Dobra, Industriestr. 12a, 91325 Adelsdorf, Germany.